Fundacja to jedna z form prawnych, która umożliwia realizację celów społecznie lub gospodarczo użytecznych. Założenie fundacji wiąże się z określonymi formalnościami i wymaga przejścia przez kilka etapów. W tym poradniku pokażę Ci, jak krok po kroku przejść przez cały proces – od pomysłu, przez rejestrację, aż po rozpoczęcie działalności. Dowiesz się, jakie dokumenty są niezbędne, ile kosztuje założenie fundacji i jak uniknąć typowych błędów.
Czym jest fundacja i kiedy warto ją założyć
Fundacja to organizacja posiadająca osobowość prawną, powołana do realizacji celów społecznie lub gospodarczo użytecznych. Działa ona w oparciu o majątek przekazany przez fundatora i przeznaczony na realizację określonych celów.
Warto rozważyć założenie fundacji, gdy:
- Chcesz realizować konkretny cel społeczny lub gospodarczy o charakterze długofalowym
- Dysponujesz funduszem założycielskim (minimum 1000 zł)
- Planujesz długoterminowe działanie (fundacja jest powoływana na czas nieokreślony)
- Potrzebujesz struktury organizacyjnej do pozyskiwania środków na działalność statutową
- Zależy Ci na budowaniu wiarygodności instytucjonalnej w oczach partnerów i darczyńców
Pamiętaj! Fundacja musi realizować cele zgodne z interesem publicznym. Nie może być powołana wyłącznie do realizacji celów prywatnych czy zarobkowych.
Przygotowanie do założenia fundacji
Zanim przejdziesz do formalności, powinieneś dokładnie przygotować się do założenia fundacji:
- Określ cel fundacji – musi być on zgodny z prawem i realizować zadania społecznie lub gospodarczo użyteczne. Warto precyzyjnie zdefiniować obszar działania, np. edukacja, ochrona zdrowia, pomoc społeczna.
- Wybierz nazwę fundacji – powinna być unikalna, łatwa do zapamiętania i odzwierciedlać misję organizacji. Sprawdź wcześniej w KRS, czy podobna nazwa nie jest już używana.
- Przygotuj fundusz założycielski – minimum 1000 zł, choć w praktyce często potrzeba więcej, by faktycznie rozpocząć działalność. Wielkość funduszu powinna być dostosowana do skali planowanych działań.
- Zaplanuj strukturę organizacyjną – zastanów się, kto będzie zasiadał w zarządzie i innych organach fundacji. Dobierz osoby z kompetencjami odpowiadającymi celom fundacji.
- Określ źródła finansowania – przemyśl, skąd fundacja będzie pozyskiwać środki na działalność: granty, darowizny, zbiórki, działalność gospodarcza, 1% podatku.
Sporządzenie aktu fundacyjnego
Pierwszym formalnym krokiem jest sporządzenie aktu fundacyjnego, który musi mieć formę aktu notarialnego. Oto co należy zrobić:
- Umów się na spotkanie z notariuszem. Warto wybrać kancelarię z doświadczeniem w zakładaniu organizacji pozarządowych.
- Przygotuj dane fundatora lub fundatorów (osób lub instytucji zakładających fundację) – dowody osobiste, dokumenty rejestrowe firm.
- Określ precyzyjnie cel fundacji – sformułuj go jasno i zgodnie z ustawą o fundacjach.
- Wskaż wysokość funduszu założycielskiego i sposób jego przekazania (przelew, wpłata gotówkowa).
- Podpisz akt fundacyjny u notariusza i uzyskaj jego wypisy.
Fundatorem może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna. Fundację może założyć nawet jedna osoba, nie ma ograniczeń co do liczby fundatorów. Fundatorem może być również cudzoziemiec lub zagraniczna organizacja.
Opracowanie statutu fundacji
Statut to najważniejszy dokument regulujący działalność fundacji. Jest to swoista konstytucja organizacji, która będzie wyznaczać ramy jej funkcjonowania przez cały okres istnienia. Powinien zawierać:
- Nazwę fundacji, siedzibę i majątek – dokładny adres i określenie majątku początkowego
- Cele, zasady, formy i zakres działalności – szczegółowy opis tego, co i jak będzie robić fundacja
- Skład i organizację zarządu oraz sposób powoływania członków – określenie liczby członków, kadencji, trybu podejmowania decyzji
- Ewentualnie inne organy fundacji i ich kompetencje – np. rada fundacji, rada programowa
- Sposób reprezentacji fundacji – kto i w jaki sposób może składać oświadczenia woli w imieniu fundacji
- Zasady dokonywania zmian w statucie – kto i w jakim trybie może wprowadzać zmiany
- Postanowienia dotyczące likwidacji fundacji – okoliczności likwidacji i przeznaczenie majątku
Statut może być zawarty w akcie fundacyjnym lub stanowić odrębny dokument. Jeśli decydujesz się na drugie rozwiązanie, statut musi być dołączony do aktu fundacyjnego. Dobrze przygotowany statut to podstawa sprawnego funkcjonowania fundacji w przyszłości.
Rejestracja fundacji w KRS
Po sporządzeniu aktu fundacyjnego i statutu należy zarejestrować fundację w Krajowym Rejestrze Sądowym. Oto jak to zrobić:
- Wypełnij formularz KRS-W20 (wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej). Zwróć szczególną uwagę na dokładne wypełnienie wszystkich pól.
- Dołącz wymagane załączniki:
- KRS-WK (organy podmiotu) – dane wszystkich członków zarządu
- KRS-WM (przedmiot działalności) – kody PKD odpowiadające działalności fundacji
- Akt fundacyjny – wypis z aktu notarialnego
- Statut fundacji – podpisany przez fundatorów lub zarząd
- Oświadczenie o adresie siedziby fundacji – z dokładnym adresem
- Dowód opłacenia funduszu założycielskiego – potwierdzenie przelewu lub wpłaty
- Dokument potwierdzający powołanie członków zarządu – uchwała fundatora lub inny dokument
- Złóż dokumenty w sądzie rejonowym właściwym dla siedziby fundacji, wydział gospodarczy KRS. Możesz również złożyć wniosek online przez Portal Rejestrów Sądowych.
- Uiść opłatę sądową za rejestrację (250 zł) oraz opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł). Przy składaniu online możesz dokonać płatności elektronicznej.
Sąd rozpatruje wniosek w ciągu 7-30 dni. Po pozytywnym rozpatrzeniu fundacja otrzymuje numer KRS i uzyskuje osobowość prawną. Od tego momentu fundacja może oficjalnie działać jako podmiot prawa.
Uzyskanie numeru REGON i NIP
Po otrzymaniu wpisu do KRS należy:
- Złożyć wniosek o nadanie numeru REGON w Głównym Urzędzie Statystycznym (formularz RG-1). Obecnie urząd sam pobiera dane z KRS i nadaje REGON automatycznie.
- Złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8 w urzędzie skarbowym właściwym dla siedziby fundacji. Dołącz kopie dokumentów rejestracyjnych.
- Otworzyć rachunek bankowy dla fundacji. Wybierz bank oferujący korzystne warunki dla organizacji pozarządowych.
Rozpoczęcie działalności fundacji
Po dopełnieniu wszystkich formalności rejestracyjnych możesz rozpocząć faktyczną działalność fundacji:
- Zorganizuj pierwsze posiedzenie zarządu – przyjmij plan działania, podziel obowiązki, ustal regulamin pracy zarządu. Wszystkie decyzje dokumentuj w formie uchwał.
- Uruchom biuro fundacji (jeśli jest przewidziane). Zadbaj o podstawowe wyposażenie i materiały informacyjne o fundacji.
- Rozpocznij działania zgodne z celami statutowymi. Zaplanuj pierwsze projekty i inicjatywy, które pokażą, że fundacja aktywnie działa.
- Zaplanuj pozyskiwanie środków na działalność statutową. Przygotuj materiały dla potencjalnych darczyńców, rozpoznaj możliwości grantowe.
- Zbuduj rozpoznawalność fundacji – stwórz stronę internetową, profile w mediach społecznościowych, materiały informacyjne.
Pamiętaj o obowiązkach sprawozdawczych – fundacja musi składać roczne sprawozdania finansowe do KRS oraz sprawozdania merytoryczne do właściwego ministra (zależnie od celów fundacji). Terminowe składanie sprawozdań buduje wiarygodność organizacji.
Koszty i obowiązki związane z prowadzeniem fundacji
Prowadzenie fundacji wiąże się z określonymi kosztami i obowiązkami:
Koszty założenia i prowadzenia
- Opłata notarialna za akt fundacyjny: 300-1000 zł (zależnie od złożoności i wartości funduszu)
- Opłata za rejestrację w KRS: 250 zł
- Opłata za ogłoszenie w MSiG: 100 zł
- Fundusz założycielski: minimum 1000 zł
- Koszty bieżące: księgowość (200-500 zł miesięcznie), lokal, wynagrodzenia pracowników (jeśli są zatrudnieni), koszty administracyjne
- Koszty prowadzenia strony internetowej i komunikacji: 100-300 zł miesięcznie
Obowiązki administracyjne
- Prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z ustawą o rachunkowości
- Składanie rocznych sprawozdań finansowych do KRS w terminie do 15 lipca za rok poprzedni
- Składanie sprawozdań merytorycznych do właściwego ministra
- Rozliczenia podatkowe (CIT, PIT dla pracowników) – nawet jeśli fundacja korzysta ze zwolnień podatkowych
- Obowiązki ZUS (jeśli fundacja zatrudnia pracowników) – comiesięczne deklaracje i wpłaty
- Prowadzenie dokumentacji z posiedzeń organów fundacji – protokoły, uchwały
Fundacja może prowadzić działalność gospodarczą, ale wyłącznie jako dodatkową w stosunku do działalności statutowej. Wymaga to dodatkowego wpisu do rejestru przedsiębiorców i wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Dochód z działalności gospodarczej musi być przeznaczony na cele statutowe.
Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć
Podczas zakładania i prowadzenia fundacji możesz napotkać na kilka typowych trudności:
- Odrzucenie wniosku o rejestrację – dokładnie sprawdź wszystkie dokumenty przed złożeniem, skonsultuj statut z prawnikiem specjalizującym się w prawie organizacji pozarządowych. Najczęstsze przyczyny odrzucenia to nieprecyzyjnie określone cele lub niezgodność statutu z ustawą.
- Problemy z finansowaniem – zaplanuj różnorodne źródła finansowania, nie opieraj się tylko na jednym. Stwórz strategię fundraisingową i systematycznie buduj relacje z darczyńcami.
- Trudności z księgowością – zatrudnij księgowego znającego specyfikę organizacji pozarządowych. Nieprawidłowości w rozliczeniach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
- Konflikty w zarządzie – jasno określ kompetencje i odpowiedzialność poszczególnych członków zarządu. Wprowadź przejrzyste zasady podejmowania decyzji i komunikacji wewnętrznej.
- Problemy z realizacją celów statutowych – formułuj cele realistycznie, z uwzględnieniem dostępnych zasobów. Lepiej zacząć od mniejszej skali działań i stopniowo ją rozszerzać.
- Wypalenie zespołu – zadbaj o motywację i dobrostan osób zaangażowanych w działalność fundacji. Świętuj sukcesy i doceniaj wkład każdej osoby.
Założenie fundacji to proces wymagający staranności i cierpliwości, ale dający satysfakcję z realizacji ważnych społecznie celów. Dobrze zaplanowana i prowadzona fundacja może realnie zmieniać rzeczywistość i przynosić wymierne korzyści społeczne. Pamiętaj, że możesz korzystać ze wsparcia istniejących organizacji pozarządowych oraz portali informacyjnych dla NGO, które oferują darmowe poradniki i konsultacje.