Analityka biznesowa (lub BI, skrót od angielskiego Business Intelligence) – to analiza różnych wskaźników firmy w celu usprawnienia jej funkcjonowania, przyspieszenia i ułatwienia pracy oraz zwiększenia zysku. W dzisiejszych czasach jest stosowana w każdej branży: od IT aż do sektora publicznego. Jej wdrożenie pozwala zwiększyć jakość produktu lub usługi, obniżyć koszty, znaleźć błędy oraz słabe strony, określić punkty wzrostu, a także stworzyć plan oraz monitorować jego realizację.
W jakich firmach potrzebna jest analiza biznesowa?
Branża nie ma znaczenia: analizie można i trzeba poddać firmy niezależnie od tego, czym się zajmują: od usług sprzątających po sprzedaż domów szkieletowych. Istnieją jednak interesujące statystyki.
Najczęściej z analizy biznesowej korzysta sektor publiczny, IT, sektor paliwowo-energetyczny, firmy produkcyjne, z sektoru finansowego, farmaceutyczne, handlowe i dystrybucyjne.
Większe znaczenie ma wielkość firmy. Im jest większa tym więcej danych i czynników, które mogą w negatywny sposób wpłynąć na wydajność ich pracy, dlatego należy je identyfikować i korygować. Analityka biznesowa jest konieczna tam, gdzie:
● pracuje większa liczba osób (lub w pracę firmy zaangażowana jest duża liczba kontrahentów);
● w dziale finansowym operuje się dużymi liczbami (wiele przeprowadzonych transakcji, obrót roczny na wysokim poziomie);
● praca składa się z wielu etapów (na przykład: żeby klient w restauracji otrzymał zamówiony posiłek – lokal powinien znaleźć dostawcę produktów, upewnić się, że dostawy są realizowane na czas, pilnować dat ważności produktów, sprawdzać poprawność przepisów, monitorować liczbę wykorzystanych produktów oraz wykonywać mnóstwo innych pomniejszyć zadań).
Co można analizować: przykłady
Analizować można wszystko, co da się policzyć: czyli przedstawić w formie dokładnych cyfr za dany okres czasu, znaleźć różnicę, stworzyć prognozę wybranych wskaźników w zależności od różnych czynników.
Łatwiej rozpatrzyć to na przykładzie: jest sklep meblowy i jest dwóch dostawców (zakłady produkujące meble).
Pierwszy zakład znajduje się w odległości 100 km od sklepu, a więc dostawa będzie droga, a jej realizacja będzie trwała długo. Jednak u tego dostawcy są niższe ceny oraz większy asortyment. A sam zakład funkcjonuje już od 5 lat i ma dobrą reputację.
Drugi dostawca znajduje się w odległości 10 km od sklepu, więc dostawa może być zrealizowana w dzień zamówienia, a jej koszt będzie mniejszy. Ten zakład jest jednak o wiele mniejszy, został otwarty stosunkowo niedawno (co wiąże się z brakiem wyrobionej reputacji, brakiem opinii), a ceny są o 5-10 procent wyższe, niż w przypadku pierwszego dostawcy.
W biznesie rodzi się pytanie: z jakim dostawcą lepiej podjąć współpracę? Odpowiedź na to pytanie można spróbować znaleźć na własną rękę: oszacować czy koszty dostawy pokryją różnicę w cenie towaru oraz jaka będzie finalna cena. Takie wyliczenia nie dadzą pełnego obrazu: nie będą uwzględniały czasu dostawy (a z powodu opóźnień reputacja sklepu ucierpi), doświadczenia kontrahentów i licznych zmiennych takich jak sposoby dostawy, używany na produkcji sprzęt, liczba samochodów dostawczych, stan i przepustowość drogi między sklepem i magazynem obydwu kontrahentów. Analiza da dokładniejszy obraz sytuacji, lepiej odpowie na pytanie z jakim zakładem należałby podjąć współpracę.
Jakie narzędzia są stosowane w ramach analizy biznesowej?
W celu przeprowadzenia analizy biznesowej wykorzystywane jest specjalne oprogramowanie. Zostają do nich „podpięte” dane z różnych raportów, dzięki czemu można obsługiwać je w jednym miejscu. Źródłem danych mogą być tabele (Excel, PDF), bazy danych (MySQL, Oracle), platformy chmurowe (Azure, Oracle Cloud, Google, BigQuery).
Specjalne programy spełniają jednocześnie kilka funkcji, z ich pomocą można:
● automatycznie przesyłać informacje z wybranych źródeł w jedno miejsce;
● porządkować i filtrować dane oraz usuwać niepotrzebne formaty, pola i duplikaty;
● automatyczne określać zależności i tworzyć trendy;
● wyszukiwać i sortować informacje w jednym repozytorium (jednocześnie w różnych źródłach) przy użyciu filtrów;
● przyznawać zróżnicowany dostęp do raportów (na przykład księgowy może zobaczyć niektóre wskaźniki, marketerzy – inne, dyrektor – jeszcze inne)
● tworzyć raporty z wizualizacją.
Niektóre z tych funkcji są dostępne w „zwykłych” programach: na przykład w Excel, Trello, PowerPoint. Dlatego czasami one również są wykorzystywane w analizie biznesowej. Jest to wykonalne pod warunkiem, że raportów nie trzeba tworzyć zbyt często, źródeł danych jest mało, ilość informacji jest niewielka, a specjalne funkcje (takie jak zróżnicowanie dostępu do jednego raportu dla różnych użytkowników) nie są potrzebne.
Jeśli chodzi analizę biznesową możemy wymienić kilka dedykowanych programów/rozwiązań:
1. QlikView. Platforma cechująca się elastycznością z dużą ilością ustawień i funkcji. Posiada złożony interfejs do przetwarzania danych, ale umożliwia tworzenie przejrzystych raportów. Wymagana jest znajomość SQL i wbudowanego języka QV. Jest to jedno z najdroższych rozwiązań.
2. Klipfolio. Platforma znajdująca się całkowicie w chmurze. Z jej pomocą można wizualizować dane w czasie rzeczywistym (dane zawarte w raportach można zmieniać na bieżąco podczas przeglądania). Posiada jeden z najłatwiejszych (wśród platform BI) interfejsów, a także cechuje się świetną kompatybilnością z różnego rodzaju urządzeniami – od smartfonów do SmartTV. Idealna platforma, gdy jest konieczność przetwarzania ciągłego strumienia danych (tj. tworzenie raportów, w których zachodzi ciągła automatyczna aktualizacja). Dotyczy to np. branży finansowej. Program kosztuje stosunkowo niewiele, a plany subskrypcji można dowolnie dostosować, dodając potrzebne funkcje.
3. Tableu. Wśród wszystkich platform BI posiada największe możliwości wizualizacji, co pozwala tworzyć piękne i bogate w informacje raporty. Interfejs jest stosunkowo prosty zarówno z punktu widzenia użytkownika, który przegląda raport, jak i z punktu widzenia pracownika, który ten raport tworzy. Plusem jest także duża społeczność ludzi, tworzących filmy instruktażowe i tutoriale w ramach pracy z Tableu. Oprócz wersji desktopowej istnieje także platforma chmurowa.
4. Microsoft Power BI. Platforma online dostępna w wersji mobilnej i desktopowej. Spośród wszystkich aplikacji BI jest uważana za najbardziej zbalansowaną i wygodną dla większości firm. Początkowo była tworzona jako bardziej zaawansowana wersja Excela. Posiada prosty i znajomy (dla użytkowników OC Windows) interfejs, jest kompatybilny z innymi produktami Microsoft, wspiera wszystkie główne źródła danych, włączając źródła strumieniowe. W MS Power Bi zarówno tworzenie jak i przeglądanie raportów jest bardzo proste. Jest dostępna bezpłatna wersja z mniejszą ilością funkcji. Wersje płatne nie są drogie, dlatego korzystają z nich nawet przedstawiciele małego biznesu i freelancerzy.
Kto zajmuje się analizą biznesową?
Za analitykę biznesową często odpowiedzialni są księgowi i ekonomiści, właściciele firmy, managerowie wyższego szczebla i inwestorzy. Rzadziej i na swoim poziomie odpowiedzialności (na przykład w odniesieniu tylko do swojego zespołu w IT) analityką zajmują się project managerowie i kierownictwo średniego i niższego szczebla. Często jednak ich analizy są mało precyzyjne i nie są przeprowadzane regularnie – na przykład tylko na podstawie miesięcznych wyników.
W celu pogłębionej analizy potrzebni są profesjonalni analitycy biznesowi. Jeśli chodzi o wiedzę i umiejętności bliżej im do ekonomistów, ponieważ większa część ich pracy polega na obliczeniach. Oprócz tego analityk musi znać podstawy marketingu, temat zarządzania ryzykiem i rozumieć specyfikę branży, w której działa firma. Niektóre firmy nie korzystają z gotowego oprogramowania, lecz z samodzielnie napisanych skryptów do analizy. W takim przypadku analityk albo powinien znać język programowania (często jest to Python), lub potrafić współpracować z programistą i umieć objaśnić mu, jakie dokładnie zadania ma spełniać aplikacja
Gdzie można znaleźć kurs na temat pracy z programami dla analizy biznesowej?
Oczywiście możliwa jest samodzielna nauka korzystania ze specjalistycznego oprogramowania dla analizy biznesowej, jednak będzie to proces długi i mozolny. Lepszym pomysłem jest zapisanie się na kurs.
Profesjonalny kurs BI można znaleźć na Laba Poland. Na platformie Laba Poland znajdziesz tylko dobre jakościowo kursy, bez zbędnych zapychaczy, zawierające aktualne informacje, podane w przystępnej formie oraz przydatne zadania praktyczne, przygotowane przez ekspertów w swoich dziedzinach. Kursy Power BI przydadzą się analitykom biznesowym, jak i osobom, które w swojej pracy mają lub mogą mieć potrzebę przeprowadzenia szczegółowej analizy; do tej grupy należą managerowie, kierownicy, księgowi, project managerowie, konsultanci, administratorzy systemowi, inwestorzy.